One-on-One meeting (selanjutnya disingkat dengan 1-on-1) adalah pertemuan yang dihadiri oleh hanya dua orang, yaitu atasan dan bawahan langsung. 1-on-1 adalah cara utama untuk membangun dan menjaga hubungan yang baik antara atasan dan bawahan. Hal ini penting karena seorang atasan yang juga sebagai seorang pemimpin perlu menjaga kepercayaan tim terhadap dirinya maupun perusahaan. Sebuah tim tidak akan bisa produktif secara optimal apabila tidak terbentuk kepercayaan di diri mereka terhadap pemimpinnya atau perusahaan.

Peserta dan Frekuensi 1-on-1

praktisnya, setiap atasan perlu melakukan 1-on-1 dengan semua bawahan langsung setiap dua minggu sekali. Pada situasi tertentu, misalkan bawahan langsung baru bergabung di perusahaan, bisa saja 1-on-1 dilakukan lebih sering misalnya seminggu sekali. Tidak menutup kemungkinan juga untuk bawahan tertentu, disepakati untuk 1-on-1 lebih jarang misalnya satu bulan sekali.
Termasuk menjadi kunci kesuksesan 1-on-1 adalah membangun anggapan bahwa 1-on-1 merupakan pertemuan milik bawahan, dimana bawahan memiliki kendali terhadap arah jalannya pertemuan, mempersiapkan pertemuan, serta mengarahkan jalannya agenda pertemuan.

Durasi dan Agenda 1-on-1

Durasinya bisa mulai dari 30 menit dan diupayakan untuk maksimal hingga 60 menit. Yang dibicarakan bisa bermacam-macam, mulai dari berbagi informasi, berbagi ilmu, berbagi umpan balik (feedback), membahas masalah pekerjaan, membicarakan perkembangan karir bawahan, memberikan support yang diperlukan bawahan, saling bertanya kabar, dan sebagainya. Namun mengingat pentingnya pertemuan ini, berbagai sumber menyarankan untuk fokus pada tujuan utama yakni membangun kepercayaan sehingga agenda seperti berbagi status pekerjaan dan laporan tugas atau sejenisnya sebaiknya dihindari karena ada media lain yang lebih tepat untuk hal tersebut.

1-on-1 Tim yang Besar

Untuk pemimpin yang memiliki bawahan langsung yang banyak, misalnya lebih dari 10 orang, kemungkinan akan memiliki jadwal 1-on-1 hampir setiap hari. Ini sah-sah saja karena manfaat dari melaksanakan 1-on-1 penting dan bisa menjustifikasi hal tersebut. Pada situasi tertentu, pemimpin bisa juga melakukan 1-on-1 dengan rekan setingkatnya baik dari divisi yang sama maupun divisi yang berbeda. Selain rekan, pemimpin juga bisa melakukan 1-on-1 dengan bawahan tidak langsung melintasi tingkat bawahan sesekali untuk mendapatkan informasi dari sudut pandang yang berbeda.

Tips 1-on-1

Beberapa tips untuk menjalankan 1-on-1 yang efektif antara lain:

• Berbagi agenda antara atasan dan bawahan, dengan prioritas lebih pada agenda dari bawahan
• Berkolaborasi untuk membuat catatan selama pertemuan. Penggunaan teknologi kolaborasi pencatatan seperti google docs atau office word 365 sangat dianjurkan
• Letakkan catatan seluruh pertemuan dalam satu dokumen sehingga bisa dilihat perjalanannya dari awal hingga masa kini, dan bisa dilanjutkan oleh bawahan apabila berganti atasan
• Sesekali, dibicarakan juga perbaikan-perbaikan yang bisa dilakukan terhadap sesi 1-on-1 itu sendiri
• Berbicara secara jujur dan terbuka. Kadang hal ini bisa membuat suasana pertemuan menjadi canggung, namun itu justru pertanda bagus karena 1-on-1 adalah media paling baik untuk canggung, namun jujur dan terbuka

Penutup

Banyak pemimpin taraf internasional berpendapat 1-on-1 merupakan pertemuan yang penting dan bermanfaat. Penulis sendiri telah menjalankan 1-on-1 secara langsung dan merasakan manfaatnya. Ada pepatah yang mengatakan bahwa berlebihan dan kekurangan itu tidak baik, dan menurut opini penulis, melakukan 1-on-1 secara berlebihan masih lebih baik dibanding dengan tidak melakukan 1-on-1, sebelum akhirnya perusahaan bisa menemukan komposisi yang paling baik. Selamat ber-1-on-1 ria!